myConnectedAssistant – un métier au plus proche des problématiques de digitalisation
Interview avec Maxime, myConnectedAssistant Présidence
Au sein d’une grande maison de luxe, Maxime veille au bon fonctionnement de l’environnement informatique du Comité Exécutif et de Direction. Aujourd’hui il nous partage son expérience dans la digitalisation des salles de réunions, et nous raconte comment assurer une bonne expérience aux utilisateurs les plus exigeants.
Au quotiden, j’assiste techniquement la présidence des entreprises (COMEX, CODIR…). Je suis leur interlocuteur privilégié pour tout ce qui concerne l’environnement informatique (PC, téléphonie, iPad, tablettes…).
La particularité du métier de myConnectedAssistant c’est qu’il n’y a pas droit à l’erreur. Peu importe l’intervention, tout doit être maîtrisé !
» Il faut savoir faire preuve de sang-froid, mettre l’accent sur le relationnel et sur la communication tout en étant très bon techniquement. »
Avec la crise Covid-19, qu’est-ce qui a changé dans la gestion de l’environnement digital en entreprise ?
Depuis la crise COVID-19, la digitalisation des salles de réunion et l’assistance lors des visioconférences sont devenues mes activités principales.
En effet, les réunions marketing, de brief ou de présentation de produits qui se faisaient en présentiel sont maintenant réalisées à distance. Le comité de direction, présent au siège, a besoin d’un environnement 100% opérationnel pour communiquer avec ses interlocuteurs internationaux.
Mais encore, les procédures des interventions de proximité ont évolué pour mieux respecter les gestes barrière. Evidemment, le masque est devenu un accessoire indispensable, ainsi que le gel hydroalcoolique et les lingettes désinfectantes pour nettoyer le matériel informatique avant et après une intervention.
La prise en main à distance, quel que soit le problème rencontré par l’utilisateur est devenue prioritaire.
Comment se déroule la gestion des réunions à distance ?
Lors d’une réunion du Comité de Direction, rien ne doit être laissé au hasard. Ma responsabilité est de réaliser les tests techniques, veiller au bon fonctionnement du matériel, des connexions et lancer la réunion. Sur certains meetings importants, il m’arrive de rester sur place afin de prêter main forte aux utilisateurs.
La proactivité et l’anticipation sont les maîtres mots de mon métier !
L’objectif est de découvrir tout dysfonctionnement en amont de la réunion afin de pouvoir résoudre le problème ou bien trouver une solution de contournement.
Ainsi, mon équipe vérifie les salles de réunions quotidiennement. Je réalise également la mise en place et les tests environ 1 quart d’heure avant chaque réunion. Lorsque je sais qu’une salle ou un matériel en particulier pose problème, il peut même m’arriver de venir une bonne heure avant.
Lorsqu’une panne survient, je réalise un reporting et prend contact avec les équipes associées (équipes réseau ou encore fournisseurs).
Bien, sûr, un incident peu aussi arriver à la dernière minute. Alors, il faut garder son calme, rester concentré et ne pas se laisser submerger par la pression extérieure. Savoir rebondir pour trouver une solution de contournement, être agile et réactif !
Quels sont vos conseils pour digitaliser une salle de réunion ?
Une bonne expérience des réunions à distance dépend de la connexion, du software utilisé mais aussi de la qualité vidéo et audio.
Pour le software, tout dépend de la configuration des réunions. Zoom et Teams sont deux fournisseurs de services tout à fait adaptés.
• Teams reste la meilleure solution lorsque l’on utilise un environnement Microsoft (mais attention, il faut s’assurer que ses invités disposent également de comptes Microsoft).
• Zoom est une solution indépendante, plus simple à utiliser lorsque l’on ne connaît pas l’environnement de travail de ses invités. Le flux vidéo est assez important et la retransmission très bonne.
En ce qui concerne la captation audio et vidéo, les systèmes les plus performants sont évidemment les plus compliqués à installer. Mais sur le long terme, se sont les plus confortables et les plus simples à utiliser !
• Les systèmes Polycom permettent une installation de captation sonore et vidéo poly directionnel simple mais sont obsolètes pour les grandes salles : cela engendre trop de mouvements et peut gêner l’expérience des invités à distance.
• Les systèmes vidéo et audio combinant la captation mono et poly directionnelle reprennent les principes utilisés dans les congrès et conférences pour une qualité optimale.
Ainsi, ma recommandation est évidemment d’utiliser les systèmes audio et vidéo les plus récents. L’installation est certes plus difficile, mais les équipes myConnectedAssistant s’occupent de faire le lien avec les fournisseurs pour que tout se déroule correctement.
Une fois le tout mis en place, l’utilisation est beaucoup plus agréable !